Vi starter med spørsmålene, ikke med mappene
Når et team ber om hjelp med filstruktur, åpner jeg sjelden en mappe først. Jeg begynner med å spørre hvem som skal bruke materialet etter at opptakene er ferdige. Er det klipperen alene, eller skal også produsenten, fotografen og en eventuell tekster finne frem? Svaret avgjør hvor detaljert strukturen må være.
Deretter ber jeg om å få se et prosjekt som allerede har gått galt. Det er mer lærerikt enn et ryddig eksempel. Der ser vi hvor folk faktisk legger ting når ingen har bestemt noe, og det blir ofte utgangspunktet for den nye standarden. En struktur som går mot vanene til teamet, blir ikke brukt lenger enn en uke.
Navnestandarden: kort nok til å bruke, tydelig nok til å forstå
Selve filnavnet bygger vi av få deler i fast rekkefølge: prosjektkode, dato, kamera eller kilde, og et løpenummer. Datoen skriver vi alltid som år, måned, dag, slik at filene sorterer seg riktig uten at noen må tenke på det. Mellomrom og spesialtegn dropper vi, siden de kan skape trøbbel når filer flyttes mellom systemer.
Vi diskuterer lenge hva som skal være med, og enda lenger hva som skal utelates. Jo flere felt, jo flere feil. Et navn som krever en forklaringsside, har feilet. Jeg tester alltid standarden ved å vise tre filnavn til en person som ikke har vært med på prosjektet, og spørre hva hun tror hver fil inneholder.
- Prosjektkode først, så dato i rekkefølgen år-måned-dag
- Ingen mellomrom, æ, ø eller å i filnavn
- Løpenummer med ledende nuller, for eksempel 001
- Ett felt for kilde: kamera, lyd eller ekstern leveranse
Mappenivåene: så få som mulig
Mappestrukturen holder vi grunn. Tre til fire nivåer er som regel nok: prosjekt, deretter type materiale, deretter opptaksdag, og eventuelt kilde. Dypere strukturer ser ryddige ut på papiret, men i praksis gir de lange stier og flere steder å gjøre feil.
Vi lager også en fast plassering for det som ikke er opptak: manus, tillatelser, intervjunotater og musikkavtaler. Det er dokumentene som oftest havner på skrivebordet til én person og forsvinner når hun slutter eller skifter prosjekt. Hver mappe får samme navn i alle prosjekter, slik at en ny medarbeider kan åpne et gammelt prosjekt og finne det hun leter etter på sekunder.
Mal først, prosjekt etterpå
Før første opptaksdag lager jeg en tom mappemal som kopieres for hvert nytt prosjekt. Malen inneholder alle mappene, med navnene låst, og en kort tekstfil som forklarer standarden på én side. Teamet trenger ikke huske reglene, bare kopiere malen og fylle inn prosjektkoden.
Dette er trolig det viktigste enkelttiltaket jeg gjør. Folk følger en struktur som allerede finnes, men sjelden en som må bygges fra bunnen hver gang. På kurset lar vi deltakerne lage sin egen mal ut fra eget prosjekt, og vi går gjennom den sammen før den tas i bruk.
Hva som går galt, og hvordan vi fanger det tidlig
De vanligste feilene er små. Noen gir en fil et avvikende navn «bare denne gangen». En fotograf leverer kort uten å kopiere inn i riktig mappe. Noen legger til «ny» eller «endelig» i et filnavn, og to uker senere finnes det tre versjoner med samme betegnelse.
Derfor setter vi av ti minutter på slutten av hver opptaksdag til en rask gjennomgang. Én person sjekker at navn og plassering stemmer mot standarden, og rydder det som ikke gjør det mens alle fortsatt husker hva som ble filmet. Det koster lite tid, og det er langt billigere enn å lete etter feil under klipping.
- Avvikende navn rettes samme dag
- Ingen ord som «ny» eller «endelig» i filnavn
- En fast person har ansvar for sluttsjekken
Det er teamet som avgjør om standarden overlever
Til slutt handler dette mindre om mapper og mer om vaner. Standarden må passe måten teamet allerede jobber på, ellers glir den ut i løpet av få uker. Jeg ber derfor alltid noen fra hver rolle om å prøve den på et lite prosjekt før den gjøres gjeldende.
Det som kommer ut av slike prøver, er ofte små justeringer: et felt som er overflødig, en mappe som heter noe uklart, en rekkefølge som ikke passer lydsiden. Slike justeringer tar vi på alvor, for standarden er først ferdig når teamet bruker den uten å tenke over det.
En god filstruktur er ikke et stort prosjekt, men en rekke små avgjørelser tatt i riktig rekkefølge: spør hvem som bruker materialet, hold navnene korte, bruk en mal, og kontroller litt hver dag. Da trenger ingen å spørre hvor filene ligger, og klipperen kan starte på arbeidet med en gang.