Disker, kontroll og oppbevaring: rutiner for sikkerhetskopiering utover høsten

Når dagene blir kortere, flytter mange produksjonsteam opptakene innendørs. Intervjuer, studiodager og etterarbeid tar over, og mengden materiale på disk øker raskere enn man regner med. Jeg møter ofte team som har gode intensjoner om sikkerhetskopiering, men som i praksis kopierer når det passer. Det er nettopp i travle uker at rutinen svikter.

Derfor mener jeg høsten er et godt tidspunkt for å skrive ned hvordan kopiering skal gå til. Ikke en lang manual, men en side som alle på teamet kan lese på to minutter. Hvem kopierer, når det skjer, hvor kopiene havner og hvem sier fra når noe er gjort.

Det jeg skriver her tar utgangspunkt i det kurset kaller sikkerhetskopiering og rutiner: enkle steg for kopiering, kontroll og oppbevaring på flere disker.

Den viktigste regelen er også den enkleste: opptak skal ligge på minst to disker før minnekortet formateres. Mange venter til slutten av uken med å kopiere, og da er kortet gjerne allerede tømt for å gjøre plass til neste dag. Hvis den ene disken så svikter, finnes det ikke lenger noe å gå tilbake til.

Sett av en fast tid på opptaksdagen, for eksempel rett etter siste opptak, og la én person ha ansvaret. Kopier hele kortets innhold uten å velge ut, og behold den opprinnelige mappestrukturen fra kameraet. Utvelgelse hører hjemme senere, i klippefasen.

Når kopien er ferdig, noter i opptakslogger eller en enkel liste hvilken disk som fikk hvilke kort. Det tar et halvt minutt og sparer mye leting.

• Kopier før kortet formateres, aldri etterpå
• Én ansvarlig person per opptaksdag
• Behold kameraets egen mappestruktur på første kopi

Å se at filene finnes på disken er ikke det samme som å vite at de er hele. En avbrutt kopiering, en dårlig kabel eller en disk som begynner å slite kan gi filer som ser riktige ut i mappen, men som ikke lar seg spille av. Kontrollen bør derfor være en fast del av rutinen, ikke noe man gjør når man får mistanke.

Jeg anbefaler at man minst sammenligner antall filer og samlet størrelse mellom kort og kopi, og at man åpner noen filer fra hver mappe og spoler gjennom dem. Finnes det verktøy som sjekker filene mot hverandre, er det enda bedre, men selv uten dem er stikkprøvene verdt tiden.

Skriv ned resultatet i loggen: kontrollert, dato og initialer. Da vet neste person at kortet kan frigis uten å måtte spørre.

• Sammenlign antall filer og total størrelse
• Spill av stikkprøver fra hver mappe
• Merk kontrollen med dato og initialer

To disker i samme sekk eller samme skuff beskytter mot diskfeil, men ikke mot brann, vannskade eller tyveri. Det høres dramatisk ut, men kjellerlokaler og bagasjerom er vanlige steder for lagring i småteam, og høstregn og fukt gjør ikke saken bedre.

Hold minst én kopi på et annet sted enn arbeidsdisken, gjerne i et annet bygg. Merk diskene tydelig med prosjektnavn og innhold, og oppbevar dem tørt og romtemperert. Disker som ligger lenge ubrukt bør kobles til og kontrolleres av og til, ellers oppdager man feil først når man trenger dem.

Lag en kort oversikt over hvilke disker som finnes og hvor de står. En enkel liste i prosjektmappen holder, så lenge den oppdateres når noe flyttes.

For et team med to til fire personer pleier en rutine som dette å fungere. Opptaksdag: kopier til arbeidsdisk og første sikkerhetsdisk, kontroller, noter i loggen. Slutten av uken: den ansvarlige kopierer ukens nye materiale til en andre sikkerhetsdisk som oppbevares et annet sted.

Hver måned går noen gjennom oversikten og sjekker at alle disker fortsatt kobles til og at stikkprøver av eldre filer lar seg spille av. Det er ikke mer enn en times arbeid, men det fanger opp feil mens det fortsatt finnes en annen kopi.

Poenget er ikke å bygge et stort system, men å gjøre de samme få tingene hver gang. Rutiner som er små nok til å bli fulgt, slår rutiner som er perfekte på papiret.

• Opptaksdag: to kopier, kontroll, loggføring
• Slutten av uken: tredje kopi på annet sted
• Månedlig: gjennomgang av disker og stikkprøver

Disker har begrenset levetid, og de svikter sjelden ved et passende tidspunkt. Hold øye med tegn som ujevn hastighet, filer som tar uvanlig lang tid å åpne og lyder som ikke hørtes før. Slike signaler betyr at du bør kopiere innholdet over på en ny disk, ikke vente til den slutter å virke.

Bestem på forhånd hvor gamle disker skal være før de byttes, og skriv anskaffelsesåret på selve disken. Da trenger ingen å huske det, og utskiftingen blir en planlagt oppgave og ikke en nødsituasjon.

Gamle disker som tas ut av bruk bør tømmes forsvarlig før de kasseres, særlig hvis de har inneholdt intervjuer eller annet materiale med personer i.