Feil 1: Navn som bare gir mening for den som lagret filen
Den vanligste feilen er filnavn som er skrevet for én person. «Intervju_ny_bra» sier noe til fotografen som tok det opp, men ingenting til klipperen som åpner mappen to uker senere. Når navnet krever en forklaring fra en bestemt kollega, er det ikke lenger et navn, men en huskelapp. Jeg ser dette i nesten alle team som kommer til oss uten fast standard.
Løsningen er å la navnet bære informasjonen selv. Dato, prosjektkode, kamera eller kilde og et løpenummer gir en fil som kan forstås av alle, uansett hvem som var på opptak. Skriv navnet slik at en ny person på teamet kan lese det uten å spørre noen. Test det gjerne: be en kollega som ikke var til stede si hva filen inneholder, bare ut fra navnet.
Det tar ti minutter å bli enige om rekkefølgen på delene, og den avgjørelsen sparer timer senere i prosjektet.
- Dato først, i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD
- Prosjektkode eller kortnavn
- Kilde: kamera, lydopptaker eller intervjuobjekt
- Løpenummer med innledende nuller
Feil 2: Mellomrom, spesialtegn og blandet skrivemåte
Norske bokstaver, mellomrom og tegn som skråstrek og kolon skaper problemer som oppdages sent. En fil som heter «Åpning på brygga.mov» kan åpnes fint på én maskin og vise rare tegn på en annen, særlig når materialet flyttes mellom operativsystemer eller sendes til ekstern lydstudio. Blandet bruk av store og små bokstaver gjør at sortering oppfører seg uforutsigbart.
Bestem én skrivemåte og hold fast på den. Bruk understrek mellom delene, unngå æ, ø og å i filnavn, og hold alt med små bokstaver hvis teamet er enig om det. Det ser kanskje strengt ut, men det er nettopp strengheten som gjør at filene fungerer overalt.
Skriv reglene ned på én side og legg den øverst i prosjektmappen, slik at nye medarbeidere finner dem uten å lete.
Feil 3: Mappestruktur som vokser uten plan
Mange starter med tre mapper og ender med tretti. Underveis lages «Diverse», «Ekstra» og «Nytt», og snart vet ingen hvor et bestemt klipp ligger. Strukturen ble aldri bestemt, den bare oppsto, og hver nye person la til sin egen logikk. Resultatet er at samme type materiale ligger på flere steder, og noe blir aldri funnet igjen.
Bygg i stedet en fast mal før første opptaksdag. En enkel inndeling etter opptaksdag, deretter etter kilde, og separate mapper for lyd, grafikk, notater og eksport er nok for de fleste produksjoner. Poenget er at malen er lik hver gang, slik at teamet ikke trenger å tenke på hvor ting hører hjemme.
Når malen er den samme fra prosjekt til prosjekt, blir det også lettere å overlevere materialet til en klipper som ikke har vært med fra start.
- Én toppmappe per prosjekt, med prosjektkode
- Undermapper per opptaksdag
- Egne mapper for lyd, grafikk, notater og eksport
Feil 4: Å gi nytt navn til filer etter at de er tatt i bruk
Det er fristende å rydde i navnene midt i klippefasen. Men når originalfilene får nye navn, mister klippeprogrammet koblingen, og man ender med røde felt på tidslinjen. Enda verre er det når noen omdøper en fil på disken mens en annen allerede har brukt den i et utkast. Da vet ingen lenger hvilken versjon som gjelder.
Navngi riktig fra første kopiering fra kortet, og la originalene stå i fred. Hvis du må endre noe, gjør det i en kopi eller i en egen logg som viser gammelt og nytt navn side om side. Da kan du alltid gå tilbake og forstå hva som skjedde.
Dette er også grunnen til at standarden må være klar før opptak starter, ikke først når materialet har hopet seg opp.
Feil 5: Standarden finnes, men ingen følger den
Selv gode regler hjelper lite hvis de bare ligger i en e-post fra oppstartsmøtet. Etter noen uker begynner folk å ta snarveier, spesielt når det er hektisk på opptak. Én person avkorter datoen, en annen legger til et eget ord, og systemet slites ned bit for bit uten at noen merker det før det er for sent.
Gjør det enkelt å gjøre riktig. Lag en tom mappemal som kan kopieres inn, og legg en kort eksempelfil øverst i hver mappe. Utnevn én person som kontrollerer strukturen ved dagens slutt, og la det være en fast rutine på fem minutter, ikke en stor opprydding etterpå.
Det som lykkes best er ikke den mest detaljerte standarden, men den som teamet faktisk bruker uten å tenke over det.
- Ferdig mappemal som kopieres inn
- Fast kontroll ved dagens slutt
- Én ansvarlig person per opptaksdag
Slik kommer du i gang uten å bygge alt på nytt
Du trenger ikke rydde hele arkivet for å få effekt. Start med det neste prosjektet, og la gamle prosjekter ligge til du har tid. En ny standard som brukes fra første dag er verdt mer enn en perfekt opprydding av noe som uansett sjelden åpnes. Gjør ett prosjekt riktig, og se hva teamet synes om det.
Sett av en halv time til å bli enige om navnedeler, mappemal og hvem som har ansvaret. Prøv malen på en liten produksjon først, og juster etter at den har vært i bruk. Det som ikke fungerer i praksis, merkes raskt, og da er det lett å endre.
I kurset går vi gjennom dette steg for steg, med eksempler fra reelle opptaksdager, slik at du kan ta malen med deg og bruke den videre.
Feilene i filnavn og mapper handler sjelden om teknikk. De handler om at ingen har bestemt noe før materialet begynner å komme inn. Bestem navnedeler og mappemal i forkant, hold originalene i fred og gjør kontrollen til en fast vane. Da får klipperen et arkiv som kan leses uten forklaring, og du slipper å lete etter filer midt i en travel uke.