Spørsmålet vi får oftest
Nesten hvert kurs begynner med den samme setningen: vi har flere år med opptak på diskene våre, og ingen vet lenger helt hva som ligger hvor. Det er ikke et tegn på slurv. Materialet har vokst prosjekt for prosjekt, hver fotograf har brukt sin egen navnestandard, og klipperen har lagt til egne mapper underveis.
Spørsmålet som følger er alltid det samme: hvor begynner vi? Svaret mitt er nesten alltid kjedelig og nyttig på samme tid. Du begynner ikke med å flytte filer. Du begynner med å finne ut hva du faktisk har, og skrive det ned. Først når du har et bilde av situasjonen, gir det mening å velge struktur.
Disse ukene på høsten er en god tid å ta det på, fordi mange team har mindre opptaksaktivitet enn om sommeren. Da er det rom for noen rolige arbeidsøkter uten at et ferskt prosjekt står og venter på materialet.
Kartlegg før du rører noe
Første økt er ren kartlegging. Gå gjennom hver disk og hver nettverksmappe, og skriv en enkel oversikt: hva heter disken, hvilke prosjekter ligger der, omtrent hvor mye plass er brukt, og finnes det en kopi et annet sted. Du trenger ikke åpne hver fil. Mappenavn, datoer og størrelser forteller mer enn du tror.
Merk også av det du er usikker på. Mapper som heter noe i retning av «ny», «gammel» eller «diverse» får en egen liste. De er ofte der de verste overraskelsene ligger, både ubrukte opptak og eneste kopi av noe viktig.
Denne oversikten blir senere utgangspunktet for hele ryddejobben. Den tar gjerne en halv dag for et lite team, men sparer deg for mange feilgrep underveis.
- Én linje per disk eller mappe, ikke per fil
- Skriv ned om det finnes en kopi andre steder
- Lag en egen liste for mapper du ikke forstår
- Ikke slett eller flytt noe i denne fasen
Velg én struktur og bruk den på alt
Når du vet hva som finnes, velger du én mappestruktur og én navnestandard. Hold den enkel nok til at en ny kollega forstår den uten forklaring. En vanlig løsning er prosjekt på øverste nivå, deretter opptaksdag, deretter kilde, for eksempel kamera A, lyd og ekstramateriale.
Det viktigste er at du ikke lager en ny standard for det gamle materialet og beholder den gamle for nye prosjekter. Én regel gjelder for alt. Da slipper du å huske hvilken epoke et prosjekt tilhører, og klipperen får samme oppsett uansett hvor gammelt prosjektet er.
Skriv standarden ned på én side og legg den øverst i arkivet. Den siden er viktigere enn noen enkeltmappe, fordi den gjør at neste person kan fortsette arbeidet uten å ringe deg.
Flytt i små porsjoner og kontroller
Selve flyttingen gjør du prosjekt for prosjekt, aldri alt på én gang. Kopier først til den nye strukturen, kontroller at antall filer og samlet størrelse stemmer, og la originalen ligge til du har sett at alt fungerer. Det høres tungvint ut, men det er den eneste måten å unngå stille tap.
Gi hvert ferdig flyttet prosjekt en kort loggnotat: dato for flytting, hvem som gjorde det, og hva som eventuelt manglet. Slike notater virker små, men de er det som gjør at noen om to år kan stole på arkivet.
Begynn gjerne med et lite, nylig prosjekt. Da lærer du hvor strukturen skurrer før du tar fatt på de store og uoversiktlige mappene.
- Kopier først, slett aldri før kontroll er gjort
- Sammenlign antall filer og samlet størrelse
- Ett loggnotat per prosjekt som er flyttet
Det du ikke vet hva er
Hver ryddejobb ender med en rest av filer ingen kan plassere. Resisten er normal. Lag en egen mappe for dem, merk den tydelig og la den ligge urørt en periode mens du spør de som var med i produksjonene. Ofte husker fotografen eller produsenten mer enn forventet når de får se et filnavn eller en miniatyr.
Det som fortsatt er uavklart etter en rimelig tid, kan du beholde som det er, men markert som uidentifisert. Å slette på gjetning er sjelden verdt risikoen, og lagringsplass er billigere enn et tapt opptak.
Poenget er at resten blir liten og synlig, ikke at den forsvinner. Et arkiv der du vet hva du ikke vet, er langt tryggere enn ett der alt bare ser ryddig ut.
Hold orden etter at jobben er gjort
Ryddingen varer bare hvis nye prosjekter følger samme standard fra første opptaksdag. Det er derfor vi på kurset kobler arkivarbeidet til opptakslogger og overlevering: struktur som bygges mens materialet oppstår, er langt billigere enn struktur som må rekonstrueres senere.
Sett av en liten fast stund, for eksempel en time ved prosjektslutt, til å kontrollere at mapper, navn og loggnotater stemmer med standarden. Da blir arkivet noe teamet vedlikeholder, ikke noe de må redde hvert tredje år.
Hvis du vil ha hjelp til å komme i gang, kan vi gå gjennom oversikten din sammen i en arbeidsøkt og sette opp rekkefølgen som passer akkurat dine disker og prosjekter.
Å ordne eksisterende opptak handler mindre om verktøy og mer om rekkefølge: kartlegg først, velg én standard, flytt i små porsjoner med kontroll, og la det uavklarte ligge synlig i stedet for å slette det. Gjør du det i rolige økter, mister du ikke oversikten underveis, og du står igjen med et arkiv som de neste prosjektene kan bygge videre på.