Hva det koster å ordne gammelt opptaksmateriale, og hva som styrer prisen

Når team spør meg hva det koster å ordne gamle opptak, svarer jeg nesten alltid med et motspørsmål: hvor mange timer må noen sitte og se på materialet? Lagringsplass og utstyr er sjelden den store posten. Det som tar tid, er å finne ut hva hver mappe og hver fil egentlig inneholder, når ingen skrev det ned den gangen.

Et arkiv med tydelige filnavn og en halvgod mappestruktur kan ryddes på noen få dager. Et arkiv med kameranavn som C0042 og mapper kalt «ny», «ny2» og «ferdig_endelig» krever at du åpner filene én etter én. Der ligger hovedforskjellen i regningen, enten du gjør jobben selv eller får hjelp.

Jeg anbefaler å se på kostnaden som en investering i arbeidstid som du uansett må bruke senere, bare i en dårligere situasjon. Hver gang noen leter etter en scene i et uordnet arkiv, betaler du for rydding uten å få ryddet.

• Tid brukt på gjennomsyn er den største kostnaden
• Utstyr og lagring utgjør som regel en liten del
• Uten loggføring i dag betaler du for leting senere

Har produksjonen en gammel opptakslogg, intervjunotater eller en prosjektmappe med manus og klippeliste, kan mye av arbeidet gjøres ved å lese dokumentene og sammenligne dem med filene. Da holder det ofte å stikkprøve materialet. Mangler alt slikt, må du bygge oversikten fra bunnen av.

Jeg ber derfor alltid om å få vite hva som finnes ved siden av selve videofilene. Et kamerarapportark, en e-post med leveringsliste eller et regneark fra klipperen kan spare mange timer. Spør de som var med på produksjonen, før du antar at ingenting er skrevet ned.

Det samme gjelder metadata. Mange kameraer legger inn dato, klokkeslett og klippnummer i filene. Det kan hjelpe deg å sortere kronologisk, selv når navnene er ubrukelige, og det er gratis informasjon du bør hente ut før du begynner å se på bildene.

• Finnes det logger, notater eller klippelister fra den gangen?
• Hva viser filenes metadata om dato og kamera?
• Hvem husker noe om produksjonen og kan svare på spørsmål?

Selvfølgelig teller volumet. Femti timer opptak fra en produksjon er en annen jobb enn fem hundre timer fra ti produksjoner. Men antall timer er ikke alt: blandede kameraformater, proxy-filer og eksporter i flere versjoner gjør at du må avgjøre hva som er original og hva som er avledet.

Duplikater er en skjult kostnad. Det samme opptaket kan ligge på tre disker med ulike navn, og du vet ikke hvilken kopi som er den gode før du har sammenlignet dem. Jeg bruker som regel kontrollsummer til dette, fordi øyet lett lures av filer som ser like ut.

Avgjør tidlig hva som skal beholdes. Å bestemme at visse typer filer, som gamle testopptak eller bevisst forkastede klipp, kan sorteres vekk uten gjennomgang, gjør at du ikke bruker tid på materiale ingen kommer til å savne.

• Antall originaltimer og antall produksjoner
• Blandede formater og avledede filer
• Kopier på flere disker som må sammenlignes

Ambisjonsnivået avgjør like mye som mengden. Et minimumsnivå gir deg en felles mappestruktur, ensartede filnavn og en enkel oversikt over hvilke prosjekter som ligger hvor. Et fullt nivå innebærer logg for hvert opptak, stikkord for innhold og beskrivelser som en ny klipper kan jobbe ut fra.

Mitt råd er å starte lavt og la behovet styre hvor dypt du går. De fleste team har mest nytte av at de nyeste og mest brukte prosjektene får full behandling, mens eldre materiale får grunnstrukturen og noen få stikkord. Resten kan utvides den dagen noen faktisk trenger det.

Det gir også en naturlig måte å dele prisen på. Du kan avtale en første runde med struktur og navngiving, se hvordan arkivet fungerer i et par måneder, og så bestemme om en dypere runde er verdt det. Slik unngår du å betale for detaljer ingen bruker.

• Minimumsnivå: mapper, navn og oversikt
• Fullt nivå: logg, stikkord og beskrivelser
• Eldre materiale kan få lettere behandling

Du kan komme langt med en enkel prøve. Velg ett prosjekt som er typisk for arkivet, og mål hvor lang tid det tar å ordne det til ønsket nivå. Gang det opp med antall prosjekter, og legg til litt ekstra for de som er verre enn gjennomsnittet. Det gir et mer ærlig anslag enn noe gjetning om «en ukes arbeid».

Skriv også ned hvem som skal ta beslutninger underveis. Når en mappe må slettes eller et klipp omdøpes, må noen kunne si ja eller nei raskt. Venter jobben på svar fra tre personer som har lite tid, forlenges den uten at noe arbeid faktisk gjøres.

Til slutt bør du sette av tid til sikkerhetskopi før du rører noe. Rydding innebærer flytting og omdøping, og én feil kan bryte koblinger i gamle prosjektfiler. Kopier først, rydd i kopien, og kontroller at alt er på plass før originalen berøres.

• Test på ett typisk prosjekt og regn opp
• Utpek én person som tar avgjørelser
• Ta sikkerhetskopi før du endrer noe

Hjelp utenfra er mest nyttig når arkivet er stort og teamet har liten tid, eller når ingen internt har oversikt over hvordan filene ble til. En utenforstående ser strukturen med friske øyne og trenger ikke tolke hvert internt kallenavn. Det kan gjøre jobben raskere, men det fjerner ikke behovet for å ta stilling til hva som skal beholdes.

Jeg mener også at teamet bør lære metoden, ikke bare få det ferdige resultatet. Et arkiv som ryddes én gang og deretter fylles uten regler, er tilbake i samme tilstand om et år. Derfor følger en gjennomgang av gammelt materiale helst med en kort innføring i navnestandard og logg for nye opptak.

Hvis du vurderer dette, start med en samtale om hva arkivet inneholder og hva du trenger å finne igjen. Da kan omfanget beskrives konkret, og du vet hva som styrer prisen før noe arbeid begynner.

• Stort arkiv og liten intern tid
• Ingen internt som kjenner materialet
• Metoden bør læres, ikke bare utføres