Slik legger du opp sikkerhetskopieringen på kurset denne høsten

Denne høsten har vi gjort om modulen Sikkerhetskopiering og rutiner. Tidligere brukte vi mest tid på å forklare hvorfor man skal ta kopi. Nå går vi raskere over til selve arbeidet: deltakerne setter opp en kopirutine for et lite, ferdig opptaksmateriale og følger den fra opptaksdagen til materialet er lagt bort. Vi har dessuten flyttet vekten fra utstyr til rutine. En rutine som bare én person i teamet kan, er ikke en rutine. Derfor ber vi hver deltaker skrive ned trinnene slik at en kollega kan gjøre dem uten å spørre.

Jeg er Ingrid, og jeg har selv sett hva som skjer når en opptaksdag avsluttes i hast. Kortet tømmes, disken kobles fra, og ingen vet sikkert om alt kom med. Endringene i modulen bygger på slike situasjoner, ikke på teori. Hver øvelse tar utgangspunkt i noe som faktisk kan gå galt på et vanlig oppdrag. Modulen er fortsatt like enkel i oppsett. Du trenger ingen spesialprogrammer, bare en maskin, noen disker og vilje til å følge samme rekkefølge hver gang.

• Mer øvelse, mindre forklaring av hvorfor
• Rutinen skrives ned så andre kan følge den
• Samme rekkefølge fra opptaksdag til lagring

Kjernen i modulen er at opptak aldri skal ligge på bare én disk. Vi går gjennom en enkel ordning der materialet kopieres til to separate disker før kortet formateres på nytt. Den første disken brukes i det daglige arbeidet, den andre er en ren reserve som ikke åpnes med mindre noe er galt. Deltakerne får prøve ordningen i praksis. De kopierer en mappe, noterer hvilken disk den havnet på og hvem som gjorde det, og fører det inn i loggen. Det høres tungvint ut, men det tar få minutter når det er blitt vane.

Vi snakker også om hva som regnes som en reell kopi. To mapper på samme disk er ikke to kopier. To disker i samme veske er heller ikke særlig trygt. Poenget er å skille kopiene i tid og sted, slik at én feil ikke tar begge. For små team er det ofte nok med to disker og en tredje som oppbevares et annet sted. Vi viser hvordan man kan velge ordning ut fra størrelsen på produksjonen, uten å kjøpe mer enn man trenger.

• To adskilte disker før kortet tømmes
• Notér disk, dato og hvem som kopierte
• Kopier skilles i tid og sted

En kopi du ikke har kontrollert, er bare en antakelse. Derfor har vi lagt inn et eget trinn der deltakerne sjekker at filene på kopien faktisk er like de på originalen. Vi viser både den enkle sjekken, der man sammenligner antall filer og størrelse, og en grundigere kontroll for de viktigste opptakene. Deltakerne lærer å bli fornøyd med riktig nivå. Ikke alt materiale trenger streng kontroll, men intervjuer og unike opptak bør få det. Vi hjelper dem å bestemme hva som hører hjemme i hvilken gruppe.

Kontrollen føres også i opptakssloggen. Når klipperen senere lurer på om en fil er sjekket, står svaret der. Det gir ro, og det sparer et telefonanrop midt i en travel redigeringsfase. Vi har sett at team som hopper over dette trinnet gjerne oppdager feilen først etter at kortet er slettet. Da er det for sent. Tidsbruken ved å kontrollere er liten sammenlignet med det som står på spill.

• Sammenlign filantall og størrelse som minimum
• Grundigere kontroll for intervjuer og unike opptak
• Før kontrollen inn i loggen

Når kopien er laget og kontrollert, må disken ligge et fornuftig sted. Vi går gjennom hvordan man merker disker slik at de kan finnes igjen: prosjektnavn, nummer og dato på en etikett som ikke løsner. Til hver disk hører en linje i en enkel oversikt over hva som ligger der. Vi tar også for oss hvor disker bør ligge. Tørt, uten sterk varme og unna magneter er greit utgangspunkt. Reservedisken skal ikke stå ved siden av arbeidsdisken, og den bør ha en fast plass som alle i teamet kjenner til.

Deltakerne lager sin egen merkeliste i løpet av modulen. Den blir med hjem og kan brukes på neste prosjekt uten endringer. Vi legger vekt på at listen skal være kort nok til at den faktisk brukes. En rolig, fast oppbevaring gjør at ingen må lete etter en disk dagen før en frist. Det er den typen orden kurset handler om, og den begynner med en etikett og en plass i hylla.

• Etikett med prosjekt, nummer og dato
• En linje i oversikten per disk
• Reservedisken har en fast plass

Den vanskeligste delen av sikkerhetskopiering er ikke teknikken, men å holde seg til den når tempoet øker. Derfor ber vi deltakerne lage en kort sjekkliste til opptaksdagen: hva skjer før kortet tømmes, hvem tar ansvar, og hva skal være ført inn før man drar. Listen skal få plass på én side. Hvis den blir lengre, er sjansen stor for at den ikke blir brukt. Vi jobber med å stryke det som ikke er nødvendig, og beholde det som hindrer tap.

Vi snakker også om ansvar. I et lite team er det lett at alle tror at en annen har tatt kopien. Én navngitt person per opptaksdag løser det. Rollen kan gå på rundgang, men navnet skal stå i loggen. Deltakerne får prøve sjekklisten i en rollespill-lignende øvelse der noe avbryter dem underveis. Det viser raskt hvilke trinn som forsvinner når det haster, og hvilke som må skrives tydeligere.

• Sjekkliste på én side til opptaksdagen
• Én navngitt ansvarlig per dag
• Øvelse med avbrytelser for å teste rutinen

Modulen passer for produsenter, fotografer og klippere i små og mellomstore team som vil ha en fast måte å sikre opptakene på. Du trenger ikke teknisk bakgrunn, men det hjelper å ha vært borti en opptaksdag der noe nesten gikk tapt. Vi har ingen krav til utstyr utover det du allerede bruker. Det viktigste er at du kan ta med deg et reelt eksempel fra eget arbeid, slik at rutinen vi bygger passer din hverdag.

Realistisk utbytte er en rutine du faktisk kan følge og en kort dokumentasjon andre i teamet forstår. Modulen lover ikke at ingenting kan gå galt, men den gjør det langt mindre sannsynlig at et helt opptak forsvinner. Hvis du vil vite mer om hvordan modulen passer inn i resten av kurset, kan du se læreplanen. Der står det hva som kommer før og etter sikkerhetskopiering, og hvordan modulene bygger på hverandre.