Hvem skal bruke notatene, og når?
Det første jeg spør et team om, er hvem som skal åpne notatene etter at kameraet er pakket ned. Svaret er sjelden den som skrev dem. Oftest er det klipperen, noen ganger en produsent som skal velge sitater til en tekst, og av og til en researcher som kommer tilbake til materialet uker senere. Notater skrevet for den som satt i rommet, blir fort uleselige for alle andre.
Be derfor om å få nevnt én konkret person som skal lese notatene først, og tenk deg hennes arbeidsdag. Hun sitter med en tidslinje, et par timer til å finne de beste svarene, og ingen mulighet til å spørre intervjueren om hva hun mente med en kryptisk forkortelse. Notatene skal la henne hoppe rett til riktig sted i opptaket, uten å høre gjennom alt.
Skriv svaret på dette spørsmålet øverst i prosjektmappen. Det virker banalt, men det avgjør resten av valgene: hvor detaljert du skal være, hvilket språk du skriver i, og om notatene må leses uten at du selv er til stede.
- Hvem leser notatene først etter opptaket?
- Skal de brukes ved ett klipp eller også senere?
- Må de kunne forstås uten forklaring fra deg?
Er tidskodene knyttet til noe klipperen faktisk ser?
En tidskode er bare nyttig hvis den peker på samme sted i filen klipperen åpner. Sjekk derfor hva tidskoden refererer til: klokkeslettet på kameraet, tidskoden i selve filen, eller tiden fra starten av opptaket. Disse kan avvike med flere minutter, særlig når et intervju er delt over flere klipp eller kameraene ikke er synkronisert.
Velg én referanse for hele prosjektet og skriv den inn i notatets overskrift. Jeg anbefaler tiden i filen, fordi den følger klippet uansett hvilket program det åpnes i. Hvis du noterer underveis på sett, er det helt greit å skrive omtrentlig tid og rette den opp rett etter opptaket, mens du fortsatt husker hvor du var i samtalen.
Test dette med ett enkelt opptak før du setter metoden i system. Be en kollega slå opp tre tidskoder fra notatene dine i selve filen. Treffer de innen noen sekunder, fungerer oppsettet. Bommer de, er det bedre å oppdage det nå enn midt i klippeprosessen.
- Skriv i overskriften hva tidskoden refererer til
- Bruk samme referanse i alle notater i prosjektet
- La en annen slå opp tre tidskoder som prøve
Skiller du mellom nøkkelsitater og vanlig referat?
Et fullstendig referat av et to timers intervju er sjelden det klipperen trenger. Hun trenger å vite hvor de sterke svarene er, ordrett gjengitt, og hvor resten av samtalen går i kortform. Avgjør før du begynner hvilke svar som fortjener et ordrett sitat, og hvilke som holder med en linje om temaet.
Et nyttig skille er å merke sitater som er klare til bruk, de som står godt alene uten spørsmålet foran. Merk også passasjer med forbehold: svar der personen angrer seg, korrigerer seg eller ber om å få det strøket. Slike merknader hører hjemme i notatene, ikke i hodet ditt, for de kan få konsekvenser for hva som kan brukes i den ferdige filmen.
Hold sitatene korte nok til at de kan leses i farten. Ett til tre setninger er som regel nok. Er du i tvil om et sitat er verdt å ta med, skriv det ned med tidskode og et enkelt tegn som viser at du var usikker. Da kan produsenten vurdere det senere uten å lete.
- Ordrett sitat bare der ordlyden betyr noe
- Merk forbehold og ønsker om å stryke
- Hold hvert sitat til få setninger
Hvor mye tid har du faktisk til å skrive?
Mange team velger en metode som ser grundig ut på papiret og deretter ikke rekker å følge den. Vær ærlig om hvor mye tid som finnes: under selve intervjuet, rett etter, og i etterarbeidet. Hvis du intervjuer selv og må holde øyekontakt, får du kanskje bare noteret tidskoder og stikkord, og da er det en fullt brukbar løsning.
Del arbeidet i to lag. Under opptaket skriver du minimalt: tid, stikkord, eventuelt en stjerne ved det som var godt. Rett etter intervjuet bruker du ti til femten minutter på å rydde notatene mens samtalen er fersk, og fyller inn sitater fra det du husker eller fra et raskt gjennomsyn av opptaket.
Er teamet større, kan en annen person føre notater mens intervjueren konsentrerer seg om samtalen. Det kostrer en person på settet, men gir som regel bedre notater og et bedre intervju. Vurder om dette er mulig på de produksjonene der notatene betyr mest, og la resten gå med den lette metoden.
- Hva rekker du under opptaket?
- Settes det av tid til opprydding rett etterpå?
- Kan en annen føre notater på de viktigste intervjuene?
Er formatet enkelt nok til å brukes hver gang?
Et notatformat som krever mye oppsett, blir droppet når det er travelt. Velg noe som kan skrives i et vanlig tekstdokument eller regneark, med de samme kolonnene eller feltene hver gang: tidskode, tema, sitat, merknad. Jo færre felt, desto større sjanse for at de faktisk blir fylt ut.
Bestem også hvordan notatene navngis og hvor de lagres. Et notat som ligger løst på en skrivebordsflate, finner ingen igjen. Gi det samme navn som intervjufilen, med endelsen som viser at det er notat, og legg det i samme mappe som opptaket. Da følger de to hverandre når materialet flyttes eller leveres videre.
Til slutt: lag én tom mal og lagre den som utgangspunkt. Alle i teamet kopierer den og fyller ut, i stedet for å finne opp sin egen oppsetning. Små avvik i oppsettet fra person til person er det som koster klipperen mest tid, fordi hun må tolke nytt format for hvert intervju.
- Samme felt i alle notater
- Samme navn som intervjufilen
- Én felles mal som alle kopierer
Hva skjer med notatene når intervjuet er ferdig?
Notatene er ikke ferdige når du har skrevet siste linje. Sjekk at de er med i overleveringen til klipperen, og at hun vet hvor hun finner dem. Det er en vanlig feil at gode notater blir liggende hos den som skrev dem, mens klipperen sitter og hører gjennom alt fra begynnelsen.
Les gjennom notatene en gang før de leveres, og spør deg selv om en fremmed ville forstått dem. Fjern interne forkortelser eller forklar dem øverst. Sjekk at tidskodene stemmer på to eller tre steder, og at navn på personer og steder er skrevet riktig, for stavefeil i navn blir ofte med helt til teksting.
Ta også stilling til hvor lenge notatene skal oppbevares, og hvem som har tilgang. Intervjunotater kan inneholde opplysninger folk har fortalt i tillit. Er du usikker på hva som er greit å dele, avklar det med produsenten før notatene sendes videre.
- Legg notatene ved overleveringen
- Forklar forkortelser øverst
- Avklar tilgang for sensitive opplysninger
Sjekklisten over er ikke ment å svare på alt, bare å la deg tenke gjennom valgene før første intervju. Hvis du vet hvem som leser, hva tidskodene viser til, hvilke sitater som teller og hvor mye tid du har, er du kommet langt. Resten handler om å bruke samme enkle format hver gang, slik at klipperen slipper å lete.