Tre disker, en glemt bryter og ett opptak som ble reddet

Kristoffer driver et lite produksjonsselskap og tok kontakt etter en uke han helst ville glemme. Han hadde filmet seks intervjuer til en dokumentar, og da klipperen åpnet mappen mandag morgen, manglet tre av dem. Kameraet var tømt, kortene formatert og tatt i bruk til neste oppdrag. Den ene kopien lå på en ekstern disk som ikke lot seg lese lenger.

Jeg skriver dette som en liten historie fordi den er så vanlig. Ingen gjorde noe dumt i øyeblikket. Alle hadde tenkt at noen andre hadde sjekket. Det er nettopp slike hull rutiner skal tette, og de krever verken dyrt utstyr eller mye tid, bare at noen vet hvem som gjør hva og i hvilken rekkefølge.

Kristoffer fortalte at teamet var fire personer, og at ingen hadde et uttalt ansvar for opptakene etter at kameraet var pakket ned. Fotografen regnet med produsenten, produsenten regnet med fotografen, og klipperen kom inn først dagen etter.

Da vi gikk gjennom kjeden sammen, var det ikke én feil, men tre små. Kopieringen ble gjort med dra og slipp, uten at noen sammenlignet filstørrelser eller åpnet filene etterpå. Det fantes bare to kopier, og begge lå i samme veske. Og kortet ble tømt så snart første kopi så ferdig ut.

Dra og slipp kan se vellykket ut selv når en fil er avbrutt halvveis. Skjermen viser en mappe med riktige navn, men en av filene kan være halv. Uten kontroll oppdager man det først når klipperen prøver å spille den av, og da er kortet gjerne allerede overskrevet.

Poenget jeg ville at Kristoffer skulle ta med seg, er at feilen ikke lå i utstyret. Den lå i at ingen hadde en fast rekkefølge å følge på kveldene etter opptak.

• Kopiering uten kontroll av filene
• To kopier på samme sted
• Kortet formatert for tidlig

Vi startet enkelt. Etter hver opptaksdag kopieres materialet til to separate disker, og en tredje kopi tas med hjem av en annen person enn den som filmet. Kortet tømmes ikke før begge kopiene er kontrollert og noen har skrevet det i opptakslogg. Det var hele regelen, og den fikk plass på ett ark.

Kontrollen gjør vi med en sjekksum eller i det minste ved å sammenligne antall filer og total størrelse, og ved å spille av starten og slutten på et par klipp. Jeg ba Kristoffer velge én metode og holde seg til den, fordi en rutine som varierer fra gang til gang, blir glemt.

Vi enes også om at disker merkes med navn på prosjekt og dato, så ingen må gjette hva som ligger hvor. En lapp med tusj holder langt.

• To kopier på kvelden, en tredje utenfor huset
• Kontroll før kortet tømmes
• Disker merket med prosjekt og dato

Den viktigste endringen var ikke teknisk. Kristoffer utpekte en person som eier hver opptaksdag fra kort til ferdig kontrollert kopi, og navnet skrives øverst i loggen. Den som eier dagen, er den som kvitterer for at kortet kan tømmes. Dermed er ansvaret aldri uklart.

Jeg har sett at små team ofte skyr slike roller, fordi de føles formelle. Men formell er en rolle bare når den er stor. Her dreier det seg om femten minutter om kvelden og en signatur i en logg.

Hos Kristoffer roterer rollen mellom fotografen og produsenten, slik at ingen blir sittende med det alene. Klipperen får beskjed når en dag er kontrollert, og kan trygt begynne å jobbe med den.

Av de tre manglende intervjuene fant vi to igjen på en gammel kopi Kristoffer hadde glemt på en bærbar. Det tredje var borte for godt. Han måtte ringe intervjuobjektet, be om unnskyldning og avtale ny opptaksdag, og det kostet både tid og litt av tilliten.

Vi tok ikke dette som en katastrofe, men som en grunn til å gjøre rutinen ordentlig. Etterpå gikk vi gjennom hvilke disker som fantes, hva som lå på dem, og hvilke som burde pensjoneres. Den disken som ikke lot seg lese, havnet i en eske merket defekt, så den ikke ble brukt igjen ved en feil.

Poenget med å fortelle om det tapte intervjuet er ikke å skremme, men å vise hva et enkelt hull koster når det først oppstår.

Kristoffer skrev til meg i høst for å si at rutinen holder. Teamet har filmet to prosjekter siden, og begge ganger lå tre kontrollerte kopier klare før kortene ble tømt. Klipperen sier at han slipper å lure på om materialet er komplett, og det er en lettelse som er vanskelig å måle.

Han har fortsatt dager der alt går galt og kveldene blir lange, men arket henger på veggen, og det er lett å følge selv når alle er slitne. Det er min erfaring at rutiner som overlever slike dager, er de som er korte og konkrete.

Jeg har lært av Kristoffer at små team ikke trenger store systemer, bare en vane som ikke avhenger av at alle husker alt.