Hva koster en fast navnestandard, og hva avgjør prisen?

Når produksjonsteam spør meg hva en navnestandard koster, tenker de ofte på en regning. Sannheten er at selve standarden er billig å skrive ned. Et filnavn med dato, prosjektkode, kamera og løpenummer får plass på ett ark. Det som koster, er tiden det tar å bli enige, å teste standarden på ekte opptak og å få alle til å bruke den like dag etter dag.

Derfor deler jeg kostnaden i tre deler: arbeidet med å lage standarden, arbeidet med å lære den bort, og arbeidet med å holde den ved like. Den første delen er kortest. De to andre er der prisen faktisk avgjøres, og det er også der de fleste team undervurderer innsatsen i starten.

Denne artikkelen handler om de tre delene, og om hva som får dem til å vokse eller krympe. Jeg skriver som instruktør, ikke som selger, og jeg holder meg til det vi faktisk ser når team går fra rot til orden i filnavn og mapper.

En fotograf som jobber alene, kan lage en standard på en ettermiddag og bruke den uten opplæring. Med fem personer på sett og to klippere i etterarbeid blir det annerledes. Hver ekstra person er en ekstra vane som må endres, og en ekstra mulighet for at noen skriver dato på sin egen måte.

Det er ikke bare antallet som teller, men også hvor ulike rollene er. En fotograf navngir fra kameraet, en lydtekniker fra opptakeren, og en produsent kanskje fra et regneark. Når tre kilder skal ende i samme mappe, må standarden dekke alle tre uten at noen føler at den er laget for en annen.

Praktisk sett betyr det at et lite team kan klare seg med én samtale og en felles øvelse. Et større team trenger gjerne to runder, og noen som har ansvar for å svare på spørsmål de første ukene.

• Antall personer som skriver filnavn
• Antall ulike kilder: kamera, lyd, grafikk, eksterne leveranser
• Om en person har ansvar for standarden

Et nytt prosjekt med ny standard er det rimeligste utgangspunktet. Har dere derimot flere år med opptak under ulike navn, må dere velge: gi alt nytt navn, eller starte på ny standard fra nå av og la det gamle ligge med en oversiktsfil. Begge valg er rimelige, men de har ulik pris i timer.

Å gi nytt navn til tusenvis av filer kan gjøres med verktøy som mange allerede har, men det må kontrolleres. Én feil rekkefølge, og klipperen leter etter en scene som egentlig ligger under et annet løpenummer. Jeg anbefaler at man tester på én hel dag med opptak før man tar resten.

Mange sparer mest ved å la gamle prosjekter være som de er, og bare dokumentere hvordan de er navngitt. Det koster lite og fjerner mesteparten av forvirringen.

En mappestruktur kan være enkel eller svært detaljert. Tre nivåer er ofte nok for en dokumentar: prosjekt, opptaksdag og kilde. Legger man til nivåer for scene, tema og kameravinkel, blir strukturen vakker på papiret og tung i bruk.

Prisen stiger med detaljnivået fordi hvert nivå krever en regel, og hver regel krever at noen husker den. Det er en vanlig feil å bygge strukturen for det mest kompliserte prosjektet man kan tenke seg, og så bruke den på alle de enkle.

Min tommelfingerregel er at en ny person i teamet skal forstå strukturen ved å se på den i et minutt. Klarer de ikke det, er den for dyp, og tiden dere sparer ved søk, tapes igjen i opplæring.

• Færre nivåer gir lavere vedlikeholdskostnad
• Hver regel må kunne forklares i én setning
• Bygg for det vanlige prosjektet, ikke det ekstreme

Mye av dette kan teamet gjøre selv. Selve standarden, mappemalen og en kort veiledning krever ingen spesialist. Det som ofte lønner seg å få hjelp til, er den første gjennomgangen: en utenforstående ser raskt hvor reglene kolliderer, og hvor de bare fungerer fordi alle kjenner hverandre.

Kurset vårt dekker filnavn og mappestruktur som en egen modul, med øvelser på materiale dere tar med. Utover kurset tilbyr vi en gjennomgang av teamets opplegg som en betalt tjeneste; vilkårene står på prisesiden. Prisen følger tiden, ikke antall filer.

Spar penger ved å komme forberedt. Et eksempel på hvordan dere navngir i dag, og en skisse over mappene, gjør første møte mye mer effektivt enn en generell samtale.

Den dyreste varianten er ofte å gjøre ingenting. En klipper som bruker en halv dag på å finne riktig versjon av en intervjuopptak, koster produksjonen langt mer enn en time med standardarbeid. Slike kostnader dukker ikke opp på en faktura, men de finnes i hvert prosjekt.

Samtidig vil jeg være ærlig: orden gir ikke automatisk raskere klipping. Den fjerner leting og usikkerhet, og det er en mer beskjeden gevinst enn mange håper på. Men den er varig, og den vokser med hvert nytt prosjekt som bruker den samme standarden.

Se på tiden dere faktisk bruker på å lete i løpet av én måned. Den summen er det nærmeste dere kommer en riktig sammenligning.

• Tid brukt på å lete etter opptak
• Dobbeltarbeid når filer finnes i to versjoner
• Usikkerhet om hva som er originalen