Utgangspunktet: åtte disker og ingen fasit
Kristoffer driver et lite produksjonsselskap og tok kontakt tidlig i høst. Han hadde opptak fra fem–seks år med dokumentarprosjekter liggende på åtte eksterne disker. Noen var merket med tusj, andre ikke. Mapper het ting som «Ny mappe 3» og «Til klipp ferdig». Han visste at materialet fantes, men ikke hvor.
Det som utløste henvendelsen, var en forespørsel om å gjenbruke bilder fra en gammel reportasje. Han brukte nesten to dager på å lete uten å finne dem. Da skjønte han at problemet ikke var plassmangel, men at ingenting kunne leses ut av hvordan filene lå.
Jeg ba ham ikke om å begynne å flytte noe. Første avtale var enkel: ta en liten pause fra rydding, og la oss først se hva som faktisk finnes.
Først kartlegge, ikke flytte
Vi startet med et regneark med én linje per disk. Kristoffer koblet til én disk av gangen, og vi noterte hva den inneholdt, omtrentlig årstall, prosjektnavn og om det var rå opptak, eksport eller blanding. Ingen filer ble flyttet eller slettet i denne fasen.
Det høres tregt ut, men det ga oss et bilde av helheten. Vi oppdaget at tre av diskene delvis inneholdt de samme prosjektene, og at to prosjekter manglet rå opptak helt. Det siste var ubehagelig, men bedre å vite enn å oppdage midt i en klippejobb.
Oversikten ble også grunnlaget for å bestemme hva som skulle bevares først. Prosjekter han fortsatt kunne få bruk for, kom øverst.
- Én linje per disk, ikke per fil
- Ingen flytting eller sletting under kartleggingen
- Noter hva som mangler, ikke bare hva som finnes
En enkel struktur å flytte inn i
Når kartet var på plass, valgte vi en mappestruktur som Kristoffer kunne forklare til en ny kollega på to minutter: år, prosjekt, så rå opptak, lyd, notater og eksport hver for seg. Mappenavnene ble korte og uten mellomrom eller spesialtegn.
Vi lot de gamle diskene stå urørt og kopierte materialet over til nye, prosjekt for prosjekt. Hver kopi ble kontrollert mot originalen før noe annet skjedde. Slik hadde han alltid to eksemplarer under hele jobben, og kunne avbryte uten å ha et halvferdig rot.
Filnavn på de eldste opptakene lot vi i stor grad stå som de var. Å gi alt nytt navn ville tatt uker og gitt liten gevinst. I stedet la vi en lesefil i hver prosjektmappe som forklarer hva som ligger der.
- Kopier først, kontroller, og vent med å slette
- Lesefil i hver prosjektmappe i stedet for full omdøping
Det som tok lengst tid
Det mest tidkrevende var ikke teknikken, men beslutningene. Skal tre nesten like versjoner av samme intervju beholdes? Hva gjør man med opptak som aldri ble brukt? Kristoffer ville helst beholde alt, og det er en forståelig reaksjon når materialet er gjort med innsats.
Vi landet på en enkel regel: rå opptak beholdes alltid, mens eksportfiler som kan lages på nytt, ble vurdert hver for seg. Reglen tok bort mye av nøling, fordi han ikke lenger måtte avgjøre hver enkelt fil.
Noen valg måtte vi likevel ta sammen, særlig der det manglet dokumentasjon. Da skrev vi ned usikkerheten i lesefilen i stedet for å late som vi visste svaret.
Hva Kristoffer sitter igjen med
Etter noen uker hadde han fire disker i stedet for åtte, med samme oppbygning på alle. De gamle diskene ligger i en eske, merket og uåpnet, til han er trygg på at alt er på plass. Regnearket fra kartleggingen er blitt et register han faktisk bruker.
Den gamle reportasjen fant han igjen på under ti minutter, første gang han lette etter noe etter opprydningen. Det var ikke fordi systemet er avansert, men fordi det følger de samme få reglene overalt.
Han sa selv at det vanskeligste var å begynne. Det har jeg hørt flere ganger, og det stemmer ofte.
Det jeg tar med meg fra saken
Opprydding av gammelt materiale blir oftest mislykket når man går rett på flytting. Kartlegging først gir ro, og de to eksemplarene underveis gjør at ingen trenger å være redd for å gjøre feil.
Dessuten trenger ikke gammelt materiale å bli like pent som nytt. Det holder at det er mulig å finne igjen, og at neste prosjekt starter riktig fra dag én.
Hvis du sitter med noe lignende, er første skritt ofte bare å lage listen over diskene dine.
- Kartlegg før du flytter
- Behold to eksemplarer til kontrollen er ferdig
- Bruk samme struktur videre i nye prosjekter
Kristoffers case viser at gammelt materiale kan ordnes uten dramatiske grep. Kartlegg, kopier, kontroller og forklar med en lesefil. Strukturen trenger ikke være perfekt, bare den samme overalt, slik at du eller en kollega finner igjen opptakene også neste høst.